Mal for medarbeidersamtalen: skjema og 40 gode spørsmål

En mal gjør to ting for medarbeidersamtalen: den sikrer at dere kommer innom det som betyr noe, og den gir medarbeideren mulighet til å forberede seg. Det den ikke skal være, er et manus. Bruk strukturen under som ramme, velg spørsmålene som passer, og la samtalen gå dit den vil innenfor rammen – de viktigste øyeblikkene i en medarbeidersamtale står aldri i skjemaet.

Malen: før, under og etter

Før samtalen (minst en uke i forveien):

• Send agenda og utvalgte spørsmål til medarbeideren.
• Les notatet fra forrige samtale – hva ble avtalt, og hva er levert?
• Forbered konkret tilbakemelding med eksempler, både anerkjennelse og forbedring.
• Book halvannen time, skjermet rom, ingen avbrytelser.

Under samtalen (temablokkene som agenda):

• Åpning: medarbeiderens agenda først – «hva er viktigst for deg i dag?»
• Tilbakeblikk: siste år, det som fungerte og det som ikke gjorde det.
• Temablokkene under: trivsel, utvikling, samarbeid, ledelse, fremtid.
• Avslutning: maks tre avtaler, skrevet ned sammen, med ansvar og frist.

Etter samtalen:

• Del de skriftlige avtalene med medarbeideren samme uke.
• Legg en statussjekk i kalenderen etter fire–seks uker.
• Lever på din del av avtalene – det er her neste års samtale avgjøres.

Trivsel og arbeidshverdag

• Hva ga deg mest energi på jobb det siste året?
• Hva tapper deg mest for energi i arbeidshverdagen?
• Hvordan opplever du arbeidsmengden over tid – ikke bare akkurat nå?
• Hva skal til for at du gleder deg mer til å gå på jobb?
• Hvor godt henger jobben sammen med resten av livet ditt for tiden?
• Hva er det mest meningsfulle i jobben din slik den er i dag?
• Hvis du kunne endre én ting ved arbeidshverdagen din, hva ville det vært?
• Er det noe som bekymrer deg som vi aldri har snakket om?

Utvikling og mestring

• Hva har du lært det siste året som du er stolt av?
• Hvilke oppgaver får deg til å bruke det beste i deg?
• Hva vil du bli bedre på – og hva trenger du for å komme dit?
• Hvilke oppgaver burde du hatt mer av, og hvilke mindre av?
• Føler du at du mestrer jobben din? Når gjør du ikke det?
• Hvilken kompetanse tror du blir viktigst for oss fremover – og har du den?
• Er det ansvar du er klar for som du ikke har fått ennå?
• Hva hindrer deg i å gjøre ditt beste arbeid?

Samarbeid og team

• Hvordan fungerer samarbeidet i teamet ditt – egentlig?
• Er det samarbeid på tvers som burde fungert bedre?
• Opplever du at du kan si det du mener i teamet, også når du er uenig?
• Er det konflikter eller friksjon jeg som leder burde visst om?
• Hvem lærer du mest av her – og får dere jobbet nok sammen?
• Hva kjennetegner dagene der teamet fungerer best?
• Er det noe i måten vi jobber på som skaper unødvendig friksjon?
• Hva kan du selv gjøre for at teamet skal fungere bedre?

Ledelse og tilbakemelding

• Hva bør jeg gjøre mer av som din leder? Og mindre av?
• Får du tilbakemeldinger ofte nok – og er de nyttige?
• Opplever du at jeg er tilgjengelig når du trenger meg?
• Er det beslutninger jeg har tatt som du er uenig i? Fortell.
• Føler du at innsatsen din blir sett og verdsatt?
• Er det noe du har kviet deg for å ta opp med meg?
• Hvordan kan jeg gjøre det lettere for deg å si fra når noe skurrer?
• Hva trenger du fra meg for å lykkes de neste seks månedene?

Fremtid og ambisjoner

• Hvor vil du være om to år – og hva må skje her for at du skal komme dit?
• Hva skal til for at du fortsatt jobber her om tre år?
• Er det deler av virksomheten du har lyst til å lære mer om?
• Hvilke mål gir mest mening for deg det neste året?
• Hva ser du i din del av organisasjonen som ledelsen burde visst om?
• Hvis du var meg, hva ville du endret først?
• Hva er du mest bekymret for når det gjelder veien videre for oss?
• Hva burde jeg ha spurt deg om i dag som jeg ikke har spurt om?

Spørsmålene du ikke bør stille

Unngå ja/nei-spørsmål der du egentlig vil ha refleksjon («trives du?»), ledende spørsmål som inviterer til bekreftelse («du er vel fornøyd med omorganiseringen?»), og skalaspørsmål uten oppfølging («på en skala fra én til ti …» – og så videre til neste punkt). Og ikke still spørsmål du ikke er villig til å gjøre noe med svaret på. Et godt spørsmål uten oppfølging er verre enn ikke å spørre – det lærer folk at ærlighet ikke fører noe sted.

Når du trenger svarene fra hele organisasjonen

Malen over fungerer for samtalen én til én. Men legg merke til hva de beste spørsmålene har til felles: de er åpne, og de handler om det som er vanskelig å si høyt. Nettopp derfor har medarbeidersamtalen en grense – der tryggheten er lav, forblir de viktigste svarene usagt når de må sies med navn, til den som setter lønnen. Skal du vite hva hele organisasjonen faktisk mener – ikke bare det hver enkelt tør å si i et møterom – trenger du å stille ett godt, åpent spørsmål anonymt, til alle samtidig. Det er det Cicuno gjør: hver medarbeider setter ord på sakene som betyr mest, rangerer dem og foreslår tiltak, og analysen viser mønsteret på tvers. Bruk samtalene til relasjonen, og en anonym måling til sannheten i stort.